08.03.2010 Elektronische Archivierung
Die Archivierung von Daten und Informationen beschäftigt die Menschheit nicht nur schon seit Jahrhunderten, sondern verlangt je nach Information auch nach unterschiedlichen Arten der Archivierung. Eine Bibliothek denkt in anderen Zeitmaßstäben als ein Unternehmer der seine Daten für eine möglicherweise drohende Betriebsprüfung archivieren will.
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Wir unterscheiden damit innerhalb der elektronischen Archivierung:
- elektronische Archivierung: datenbankunterstützte Archivierung zur langzeitigen und unveränderbaren Aufbewahrung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationsobjekten
- elektronische Langzeitarchivierung: Archivierung von Daten für länger als 10 Jahre im Gegensatz zu kürzen Formen wie dem Backup
- revisionssichere elektronische Archivierung: hierbei handelt es sich um die Aufbewahrung von elektronischen, geschäftsrelevanten Informationen, die auch gesetzlichen Standards der Datensicherheit standhalten müssen.
Darüberhinaus ist es bei jeglicher Archivierung aber auch unabdingbar Informationen rasch und einfach wiederfinden zu können. Onlinesicherungen bieten diese Möglichkeit der raschen und bequemen Auffindung von Daten unabhängig von Zeit und Ort.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (www.voi.de) hat folgende zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung zusammengefasst, die auch auf Österreich anwendbar sind.
- Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
- Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
- Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
- Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
- Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
- Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
- Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
- Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
- Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
- Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein