06.09.2010 Archivmanagement – Ohne geht nichts mehr
Täglich kommen Emails, werden Verträge abgeschlossenen, Rechnungen verschickt und vieles mehr. Im Geschäftsleben wird heute vieles elektronisch vereinbart. Vor allem umfassen Geschäftsunterlagen heute ein weites Spektrum an Dokumenten, Daten und Medien, die über den traditionellen Aktenordner hinausgehen. Umso wichtiger ist es diese elektronischen Datensätze mit der gleichen Sorgsamkeit zu behandeln wie Aktenarchive.
Aufwand wächst exponentiell
Mit der elektronischen Form der Kommunikation steigt auch die Masse an Dokumenten die versendet und empfangen werden. Viele Anfragen oder auch Zusätze zu Anboten werden über den Email-Verkehr geregelt und ergänzen und erweitern zuvor getroffenen Vereinbarungen. Ein guter Überblick und die Sicherheit nichts davon zu verlieren erleichtern den Geschäftsalltag und vermeiden Streitigkeiten. 
Hohe rechtliche Anforderungen
Eine Reihe von Rechtsvorschriften fordert von Unternehmen ein hohes Maß an Verantwortung im Umgang mit betriebsrelevanten Daten. Neben dem Unternehmensgesetzbuch und dem GmbH-Gesetz fordert auch die Abgabenordnung eine genaue Archivierung von relevanten Akten für die Dauer von mindestens fünf Jahren. Wichtig ist, dass Akten nicht nur irgendwo abgelegt werden, sondern zu jedem Zeitpunkt präsent sind und sich einfach und schnell wiederherstellen lassen.
Häufig werden elektronische Akten auf eine Art und Weise abgelegt, dass sie weder vor Umwelteinflüssen geschützt sind, noch in den gängigen Programmen wieder reproduziert werden können.
Datenschutz
Das Datenschutzgesetz regelt die Verbreitung und Nutzung von personenbezogenen Daten, einschließlich ihrer Erfassung, Archivierung, Verwendung und Weitergabe. Da bedeutet, dass auch gesetzliche Standards existieren die die sachgerechte Aufbewahrung von Daten fordern. Daten dürfen nicht zugänglich sein und nicht aus Versehen an Dritte weitergeben werden. Und auch hier gilt selbstverständlich: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.“